Uma estrutura de pastas e arquivos bem planejada pode auxiliar a sua equipe a ser mais eficiente. Através de uma boa estrutura é possível controlar os arquivos produzidos, organizar tarefas, facilitar a pesquisa de informações, dentre diversos benefícios. 

No novo ambiente de nuvem, tanto no OneDrive quanto no Armazenamento de Equipe, o tamanho máximo do caminho do arquivo + o seu nome é de 256 caracteres. Essa restrição se aplica igualmente a pastas criadas localmente em seu computador e é essencial para assegurar a plena compatibilidade dos arquivos com os programas e sistemas. Caso esse limite seja ultrapassado, isso resultará em um erro ao tentar abrir o arquivo.  

Para iniciar a organização, comece pelo planejamento da estrutura de pastas. Para isso, leve em consideração o passo a passo das atividades do setor. Em cada passo, verifique quais arquivos serão gerados e qual a melhor forma de separá-los. Caso não seja possível prever os arquivos, crie pastas principais (como “Projetos” e “Apoio”, por exemplo) e depois subpastas temáticas que ajudem a identificar o tema dos arquivos. 

Além de uma boa organização de pastas, também é essencial nomear os arquivos de forma clara e descritiva. Evite nomeá-los com nome genéricos como “Documento1” ou “Arquivo2”. Se possível, adote com uma convenção de nomes para facilitar a identificação dos arquivos. Você pode começar o nome com uma data ou incluir palavras-chaves relevantes. Evite também nomes longos, pois o excesso de informação pode atrapalhar na procura do arquivo. 

Exemplo: a equipe X está com um problema de caracteres maior que o permitido numa pasta chamada “Projetos”. Como podemos melhorar a organização das informações e evitar o erro de caracteres?

Figura 01 – Pasta de exemplo

Para iniciar a análise do problema, precisamos verificar o caminho em que esta pasta está salva. Nesse caso, a pasta está no caminho:

D:\Tribunal de Contas do Espírito Santo\SETOR A – General\01 – ARQUIVOS DE PROJETO\01 – PROJETO ABC\___Arquivos de Projeto do Projeto ABC\2022\03 – MARÇO\072-2022 – ABC – Comunicação 01\Projetos\.

Podemos observar que no caminho há diversas informações repetidas (“PROJETO”), portanto o primeiro passo será eliminar essas informações. O segundo passo será analisar se é necessária toda a estrutura de subpastas criadas e o nome dessas pastas. 

O próximo passo será analisar os nomes dos arquivos. Podemos observar que alguns estão com a informação de “DESATUALIZADO_”. Portanto, deve-se verificar se eles podem ser eliminados. Caso não seja possível, uma opção é movê-los para uma subpasta mais próxima da raiz. Você pode realizar a movimentação através do Explorador de Arquivos ou através do Teams, usando a opção Mover para.