Assistente de agendamento de reunião

Manter a organização da sua agenda é essencial para garantir a produtividade no ambiente corporativo, especialmente em equipes em teletrabalho. O Assistente de Agendamento de Reunião do Outlook é uma ótima ferramenta para encontrar os melhores horários disponíveis, evitando conflitos de agenda e facilitando a colaboração entre os servidores do Tribunal.

Como acessar o Assistente de Agendamento?

O Assistente de Agendamento está disponível no Teams e no Outlook e pode ser acessado diretamente ao criar um evento. Para utilizá-lo:

1.  Abra o Outlook e vá até o Calendário;

2.  Clique em Novo Evento;

3.  No convite da reunião, vá até a aba Assistente de Agendamento;

4.  Adicione os participantes e verifique os horários sugeridos com base na disponibilidade deles;

Figura 01 – Assistente de agendamento no Outlook

5.  Escolha o melhor horário e finalize os detalhes da reunião;

6.  Envie o convite para que todos recebam a notificação e o evento seja adicionado aos calendários.

Configuração do Horário de Trabalho

Para que o Assistente de Agendamento consiga detectar sua disponibilidade, é necessário que você configure o seu horário de trabalho no Outlook. Para configurar o horário do seu expediente:

1.  No Outlook, acesse Configurações > Calendário > Horas de trabalho e localização;

2.  Defina os dias e horários do seu expediente;

Figura 01 – Tela de configuração do horário de trabalho

3.  Salve as alterações para que essa informação seja considerada nos agendamentos.

Integração com o Microsoft Teams

Por se tratarem de ferramentas da Microsoft, o Assistente de reunião e o Horário de trabalho do Outlook são completamente integrados ao Teams. Por conta dessa integração, você pode:

1.  Visualizar o horário de trabalho de todos colocando o mouse na foto de perfil;

Figura 01 – Horário de trabalho no perfil do Teams

2.  Ver sua agenda com as reuniões marcadas e participantes;

Figura 02 – Calendário no Teams

3.  Acessar as reuniões dos eventos marcados.