O gestor da unidade gestora pode designar servidores para atuar no módulo em seu lugar. A designação é por unidade gestora e vale para todas as TCEs dela.

1. No menu, clique em Designar membro;

2. Selecione a Unidade gestora, quando houver mais de uma;

3. Clique em Designar membro;

4. Informe o CPF e clique em Buscar para carregar o nome;

5. Selecione a Função e clique em Salvar.

Figura 02 – Janela de inserção de membro designado

Há duas funções possíveis:

O registro é feito em nove etapas, exibidas em uma linha do tempo no topo da tela. Cada clique em Salvar e avançar grava o que já foi preenchido: é possível sair do sistema e retomar depois, pelo item Em elaboração, clicando no número da TCE. Isso vale enquanto a TCE não for confirmada.

Etapa 1 — Dados TCE
1. No menu, clique em Nova instauração;

2. Confira a Unidade gestora e, se você responde por mais de uma, selecione a desejada;

3. Selecione a Origem dos recursos, o Motivo da instauração e a Iniciativa da instauração;

4. Informe o Ato de instauração, a Determinação da instauração e o Início da contagem do prazo de instauração;

5. Informe o Processo na origem, que é o número do processo administrativo na unidade gestora;

6. Se houver comissão, informe o CPF de cada integrante e clique em Adicionar membro;

7. Clique em Salvar e avançar.

Quando a iniciativa selecionada é Determinação do Tribunal de Contas do Estado, o sistema passa a exigir o número e o ano da deliberação que originou a TCE.

A comissão tomadora de contas deve observar os requisitos de composição e os impedimentos previstos na Instrução Normativa.

Etapa 2 — Objeto
1. Marque Sindicância, inquérito, PAD ou equivalente? quando houver processo administrativo paralelo;

2. Informe o CNPJ da entidade e clique em Buscar;

3. Preencha a Descrição do objeto da TCE;

4. Selecione o Tipo de gestão a que o dano se refere;

5. Clique em Salvar e avançar.

Figura 03 – Etapa 2 do registro, com os dados do objeto

Etapa 3 — Responsáveis
1. Informe o CPF/CNPJ do responsável e clique em Buscar;

2. Selecione a Qualificação do responsável;

3. Clique em Adicionar responsável;

4. Repita para cada responsável identificado e clique em Salvar e avançar.

A coluna Cargo da tabela mostra os cargos e funções já registrados para cada responsável. Informar o cargo, a função e o período de exercício não são obrigatórios para avançar, mas é esse dado que a matriz de responsabilização da etapa 8 usa para identificar funcionalmente cada responsável: sem ele, o modelo é gerado sem essa informação e precisa ser completado à mão.

Etapa 4 — Documentos
Nesta etapa são enviados os documentos da TCE, separados por tipo:

1. Clique em Adicionar arquivo no tipo de documento desejado e selecione o PDF;

2. Aguarde a análise de conformidade, exibida ao lado do nome do arquivo;

3. Use Adicionar descrição complementar para identificar o documento, quando houver vários do mesmo tipo;

4. Clique em Salvar e avançar.

Etapa 5 — Notificações
Cada responsável cadastrado na etapa 3 aparece nesta etapa para que seja registrada a forma como foi notificado.

1. Na linha do responsável, abra o menu de ações e clique em Cadastrar notificação;

2. Marque o Tipo de notificação;

3. Preencha os campos exigidos pelo tipo escolhido;

4. Clique em Confirmar.

Figura 04 – Janela de cadastro de notificação do responsável

O tipo de notificação é marcado em uma das três opções, e os campos exigidos variam:

Figura 05 – Responsável com a notificação registrada

Etapa 6 — Irregularidades
Cada irregularidade é cadastrada em uma janela própria, dividida em três etapas: Irregularidade, Débito e Condutas.

1. Clique em Cadastrar irregularidade;

2. Informe se a irregularidade gerou Débitos;

3. Selecione o Tipo e o Subtipo da irregularidade;

4. Descreva o Fato irregular e os Critérios/normas aplicáveis;

5. Indique o Credor, entre Tesouro e Outros;

6. Selecione o Documento da evidência entre os enviados na etapa 4;

7. Clique em Salvar e continuar, quando houver débito, ou em Concluir, quando não houver.

Figura 06 – Primeira etapa do cadastro de irregularidade

O Tipo disponível varia conforme o motivo da instauração informado na etapa 1. O Subtipo é carregado a partir do tipo escolhido e, quando há apenas uma opção, já vem selecionado.

Na segunda etapa são registrados os lançamentos que compõem o débito. Marque o Tipo (Débito ou Crédito), informe a Data e o Valor, e clique em Adicionar. Repita para cada lançamento e clique em Próximo.

O sistema converte cada lançamento em VRTE pela data informada, exibe os débitos em vermelho e os créditos em verde, e calcula o Saldo atual.

Figura 07 – Lançamentos de débito e crédito da irregularidade

Na terceira etapa são registradas as condutas. Selecione o Responsável, descreva a Conduta e o Nexo de causalidade, marque os lançamentos atribuídos a ele em Débitos e clique em Adicionar conduta. Repita para cada responsável e clique em Concluir.

Figura 08 – Terceira etapa do cadastro de irregularidade, com as condutas

É obrigatório marcar pelo menos um lançamento. A lista em Débitos traz tanto os débitos quanto os créditos cadastrados na etapa anterior. O mesmo lançamento pode ser atribuído a mais de um responsável, nos casos de responsabilidade solidária.

O valor exibido na tabela de condutas é o valor atualizado com juros dos lançamentos atribuídos ao responsável, e não a soma dos valores históricos.

Concluído o cadastro, a irregularidade passa a constar na lista da etapa.

Figura 09 – Irregularidade cadastrada

Etapa 7 — Débito
Esta etapa consolida o débito de toda a TCE. O único campo editável é a data de Atualização. Os demais valores são calculados pelo sistema.

Figura 10 – Etapa 7 do registro, com o débito consolidado

Compare o valor atualizado com o valor de comparação: quando o débito é inferior, a situação pode se enquadrar na dispensa de instauração. Ainda assim, a dispensa não se aplica quando a soma dos débitos de um mesmo responsável ultrapassa o valor de alçada.

Etapa 8 — Relatório
Esta etapa oferece dois modelos para download, já preenchidos com os dados informados nas etapas anteriores: Matriz de responsabilização e Demonstrativo Débito/Crédito.

1. Clique em Download arquivo em cada modelo e complete o conteúdo;

2. Envie o Relatório do Tomador de Contas em Adicionar arquivo;

3. Envie os modelos preenchidos e demais peças em Anexo e Apêndice;

4. Clique em Salvar e avançar.

Figura 11 – Etapa 8 do registro, com os modelos e o envio do relatório

Os modelos não são enviados automaticamente: é preciso baixá-los, completá-los e anexá-los de volta. A matriz de responsabilização usa os cargos e funções cadastrados na etapa 3.

Etapa 9 — Confirmação
A última etapa apresenta um resumo de tudo o que foi cadastrado, em painéis expansíveis: Dados gerais, Objeto, Responsáveis, Irregularidade, Débito e Peças.

Figura 12 – Etapa 9 do registro, com o resumo da TCE

Revise todas as informações e clique em Confirmar. A partir da confirmação, a TCE segue para a etapa do controle interno e os dados não podem mais ser alterados pela unidade gestora, salvo se o controle interno ou o Tribunal devolver a TCE para a etapa de elaboração.

Confirmado o registro, a TCE passa para o item Controle interno, onde é analisada pelo controle interno da unidade gestora.

Figura 13 – Lista de TCEs aguardando análise do controle interno

1. No menu, clique em Controle interno;

2. Clique no número da TCE que deseja analisar;

3. Consulte os dados nos painéis Dados gerais, Objeto, Responsáveis, Irregularidade, Débito e Peças;

4. Se necessário, baixe a Matriz de responsabilização pelo botão no topo da tela;

5. Envie o Relatório de Auditoria e o Certificado de Auditoria;

6. Escolha a ação a ser tomada.

Figura 14 – Tela de análise do controle interno

Estão disponíveis as seguintes ações:

• Salvar: Grava os documentos enviados e mantém a TCE nesta etapa
• Salvar e concluir: Conclui a análise e envia a TCE para a autoridade competente
• Devolver: Retorna a TCE à etapa de elaboração, mediante motivo informado
• Encerrar: Registra proposta de encerramento da TCE, mediante motivo e detalhes
• Cancelar: Sai da tela sem gravar

O controle interno também pode cadastrar novas irregularidades nesta etapa, além das informadas pela unidade gestora.

Figura 15 – Janela de devolução da TCE para a etapa de elaboração

Para encerrar, escolha o Motivo entre as opções previstas na Instrução Normativa e preencha os Detalhes. Nessa etapa, o representante do controle interno certifica o encerramento da TCE, e o motivo e as informações prestadas ficam registrados no sistema e são encaminhados ao Tribunal. Na análise, o Tribunal poderá confirmar o encerramento ou devolver a TCE à origem para o saneamento de impropriedades, conforme o art. 62 da Instrução Normativa TCEES nº 101/2026.

Atenção: o encerramento da TCE na fase interna não se aplica aos casos em que a instauração tenha sido determinada pelo Tribunal, conforme o § 1º do art. 28 da Instrução Normativa TCEES nº 101/2026.

Figura 16 – Janela de encerramento com motivo e detalhes

Os três documentos exigidos nesta etapa são o relatório de auditoria e o certificado de auditoria.

Concluída a análise do controle interno, a TCE passa para o item Autoridade competente. Nesta etapa há apenas duas ações possíveis.

1. No menu, clique em Autoridade competente;

2. Clique no número da TCE;

3. Confira os dados nos painéis Dados gerais, Objeto, Responsáveis, Irregularidade, Débito e Peças;

4. Clique em Tomar ciência para concordar, ou em Devolver para retornar a TCE ao controle interno.

Figura 17 – Tela de manifestação da autoridade competente

Ao clicar em Tomar ciência, o sistema gera o termo de ciência. Confira o documento e clique em Assinar. Assinado o termo, a TCE é encaminhada ao Tribunal de Contas.

Figura 18 – Termo de ciência gerado para assinatura

Depois do envio, a TCE passa a constar no item Enviada ao TCE-ES, apenas para consulta. A lista exibe o número, o instaurador, a origem dos recursos, o motivo da instauração, a data de criação e o débito. Para ver a situação atual da análise, abra os detalhes da TCE: o campo Situação da TCE indica em que ponto ela está.

Todos os envolvidos na TCE (integrantes da comissão, servidores designados, controle interno e gestor da unidade gestora) são notificados por e-mail em três situações: quando a TCE é devolvida, quando o prazo está próximo do vencimento e quando o prazo vence.

TCE devolvida
A etapa para a qual a TCE volta depende de quem a devolveu: o Tribunal pode devolvê-la para a elaboração ou para o controle interno; o controle interno da unidade só pode devolvê-la para a elaboração; e a autoridade competente só pode devolvê-la para o controle interno. Em qualquer dos casos:

1. Acesse o item correspondente à etapa para a qual a TCE voltou: Em elaboração ou Controle interno;

2. Clique no número da TCE para abri-la;

3. Leia o motivo da devolução, exibido em destaque;

4. Corrija ou complemente o que foi apontado;

5. Percorra novamente as etapas até a confirmação.

A TCE devolvida volta a ser editável e precisa percorrer novamente todas as etapas até o reenvio ao Tribunal, porque qualquer alteração pode repercutir nos dados já cadastrados.

Quando a situação se enquadra em uma das hipóteses de dispensa, a unidade gestora não instaura a TCE, mas deve registrar a dispensa no sistema. A dispensa não gera processo nem é distribuída para análise, mas fica registrada e visível ao TCEES para consulta.

1. No menu, clique em Nova dispensa;

2. Confira a Unidade gestora e selecione o Motivo da dispensa;

3. Informe o Processo, que é o número do processo administrativo na origem;

4. Em Dados do objeto, marque Sindicância, inquérito, PAD ou equivalente? se for o caso, informe o CNPJ da entidade e clique em Buscar, preencha a Descrição e selecione o Tipo de gestão;

5. Informe o Período da ocorrência, com início e fim;

6. Adicione os Responsáveis pelo CPF/CNPJ, quando houver;

7. Informe o Débito, em valor real ou estimado;

8. Indique se houve reparação do dano e preencha os campos exibidos;

9. Envie os documentos comprobatórios, se houver;

10. Clique em Concluir a dispensa.

Figura 19 – Formulário de registro de dispensa de instauração

Os registros já concluídos ficam disponíveis no item Dispensa, apenas para consulta, sem ações adicionais.