Tomada de Contas Especial

A Tomada de Contas Especial (TCE) é o processo administrativo, com rito próprio previsto na Instrução Normativa TCEES nº 101/2026, instaurado para apurar a responsabilidade por ocorrência de dano à administração pública, com a apuração dos fatos, a quantificação do dano, a identificação dos responsáveis e a obtenção do respectivo ressarcimento. A apuração pode concluir que não houve dano, que ele não pode ser quantificado ou que não é possível identificar o responsável — nesses casos, previstos no art. 28 da Instrução Normativa, o procedimento se encerra sem ressarcimento.

A partir de 1º de outubro de 2026, o registro da instauração, a organização e o encaminhamento das tomadas de contas especiais ao TCEES passam a ser feitos pelo sistema eletrônico do TCE-ES, conforme a Instrução Normativa 101/2026.

O que muda?
Antes, a unidade gestora encaminhava a tomada de contas especial ao Tribunal como um protocolo comum, sem estrutura definida. Agora o processo é conduzido em um fluxo próprio, com campos obrigatórios, tipos de documento específicos, controle dos prazos da Instrução Normativa e registro de cada etapa percorrida.

• As informações da TCE são preenchidas em etapas, que permitem salvamento parcial (é possível interromper e retomar o preenchimento em outro momento);
• Os documentos são classificados por tipo e passam por análise de conformidade;
• Alguns documentos, como a matriz de responsabilização e o demonstrativo de débito e crédito, ficam disponíveis como modelos para download, já preenchidos com os dados informados nas etapas anteriores;
• O controle interno e a autoridade competente têm etapas próprias, com registro formal de análise e de ciência;
• O Tribunal recebe a TCE já organizada e pode distribui-la, autuá-la, confirmar o seu encerramento ou devolvê-la à unidade gestora.

Quem pode acessar?

Nas unidades gestoras estaduais, o controle interno considerado é o responsável pela Secretaria de Controle e Transparência (SECONT), e não o da própria unidade. Ficam de fora dessa regra o Tribunal de Justiça, o Ministério Público, o Tribunal de Contas, a Assembleia Legislativa e a Defensoria Pública, que têm controle interno próprio.

Como o processo está organizado
O fluxo tem duas fases. A primeira ocorre na unidade gestora e é registrada no Acesso Identificado. A segunda ocorre também na unidade gestora e é conduzida com registros por meio do sistema.

A instauração propriamente dita continua sendo um ato administrativo da autoridade competente, publicado fora do sistema. No Acesso Identificado o que se faz é registrar essa instauração: a primeira etapa do cadastro pede justamente o número do ato e a data da determinação.

Cada etapa só avança quando a anterior é concluída. A partir da confirmação pela unidade gestora, os dados só voltam a ser editáveis se o controle interno ou o Tribunal devolver a TCE à etapa de elaboração.

Quando instaurar uma Tomada de Contas Especial
A TCE deve ser instaurada, em regra, depois de esgotadas sem êxito as medidas administrativas voltadas à regularização da situação e à recomposição do erário. No momento do registro, o sistema pede o motivo da instauração.

Quando a instauração é dispensada
Há situações em que a instauração é dispensada. Nesses casos, a unidade gestora registra a dispensa no sistema, em um cadastro resumido. Os dados informados ficam registrados e visíveis ao TCE-ES para consulta.

Atenção: A dispensa pelo valor de alçada não se aplica quando a soma dos débitos de um mesmo responsável ultrapassa 25.000 VRTE. A dispensa também não se aplica quando a instauração foi determinada pelo Tribunal, e não implica o cancelamento do débito.

Encerramento na unidade gestora
O art. 28 da Instrução Normativa prevê hipóteses em que a tomada de contas especial pode ser encerrada no âmbito da própria administração, sem remessa ao Tribunal — entre elas o ressarcimento integral com reconhecimento de boa-fé, a autocomposição parcelada, o reaparecimento do bem, a comprovação da inexistência de dano, a prestação de contas apresentada extemporaneamente, a impossibilidade de identificar o responsável ou de quantificar o prejuízo e o dano decorrente de caso fortuito ou força maior. Nessas situações, o órgão de controle interno expede certificado de encerramento e submete à manifestação da autoridade competente. O motivo e os detalhes chegam preenchidos ao Tribunal, que pode confirmar ou não o encerramento.

No Tribunal de Contas
Após o encaminhamento da Tomada de Contas Especial pelo sistema, inicia-se a fase que ocorre no âmbito do Tribunal de Contas. Nessa etapa, a documentação é analisada quanto à sua regularidade formal e, uma vez considerada apta, é autuada e passa a tramitar como processo de controle externo.

O Tribunal poderá determinar diligências, solicitar esclarecimentos ou a complementação de informações, promover a citação dos responsáveis e assegurar o exercício do contraditório e da ampla defesa. Ao final da instrução processual, a Tomada de Contas Especial será submetida à apreciação do Tribunal, que poderá reconhecer a inexistência de dano, considerar regular a situação, julgar as contas irregulares, imputar débito aos responsáveis, aplicar sanções previstas em lei ou adotar outras providências cabíveis, conforme as circunstâncias apuradas. A fase externa corresponde, portanto, ao momento em que o Tribunal exerce sua competência constitucional de fiscalização e julgamento das contas relacionadas ao dano apurado.