Entidades fiscalizadas pelo TCE-ES passam a usar novo sistema para Tomadas de Contas Especiais

Nova plataforma desenvolvida para modernizar a condução das Tomadas de Contas Especiais em todo o estado, o Sistema Informatizado de Tomada de Contas Especial (e-SISTCE) passou a operar este mês, substituindo o envio dos procedimentos Tomadas de Contas Especiais (TCEs) ao Tribunal como protocolos comuns. Agora, o Tribunal conta com um ambiente único e totalmente digital para registrar, instruir, acompanhar e encaminhar procedimentos de Tomada de Contas Especiais. 

A Tomada de Contas Especial é o processo administrativo destinado a apurar a responsabilidade por ocorrência de dano à administração pública, com a identificação dos fatos e dos responsáveis, a quantificação do prejuízo e a busca pelo respectivo ressarcimento. A regulamentação do procedimento está prevista na Instrução Normativa TCEES nº 101/2026. 

Antes, a unidade gestora (prefeitura, Câmara ou outro órgão público) encaminhava a tomada de contas especial ao Tribunal como um protocolo comum, sem estrutura definida. Agora, o registro da instauração, a organização e o encaminhamento das tomadas de contas especiais ao tribunal passam a ser feitos pelo e-SISTCE, seguindo um fluxo eletrônico específico. 

Nele, o processo é conduzido em um fluxo próprio, com campos obrigatórios, tipos de documento específicos, controle dos prazos da Instrução Normativa e registro de cada etapa percorrida. O Tribunal recebe a Tomada de Contas já organizada e pode distribui-la, autuá-la, confirmar o seu encerramento ou devolvê-la à unidade gestora. 

Passo a passo 

Um processo de Tomada de Contas Especial começa quando a autoridade competente apura o fato, identifica os responsáveis e tenta o ressarcimento, em processo administrativo próprio. Esgotadas as medidas sem ressarcimento, a autoridade competente expede o termo de admissibilidade e publica o ato de instauração. Tudo isso ocorre no próprio órgão público, fora do sistema do TCE-ES. 

A Tomada de Contas deve ser instaurada, em regra, depois de esgotadas sem êxito as medidas administrativas voltadas à regularização da situação e à recomposição do erário. No momento do registro, o sistema pede o motivo da instauração. 

Após o ato de instauração, o tomador de contas, a comissão ou o servidor designado registra essa instauração da Tomada de Contas no Acesso Identificado e preenche as etapas do cadastro. 

Para utilizar a ferramenta, os usuários externos do e-SISTCE serão habilitados por meio do acesso identificado na plataforma do sistema eletrônico de controle de documentos e processos do Tribunal (e-TCEES), com a concessão de perfis específicos compatíveis com as atribuições.  

Os perfis existentes são a Autoridade Administrativa Competente, Tomador ou Comissão Tomadora de Contas, Controle Interno, Operador de Unidade Administrativa, Usuário de Consulta e o Controle Externo. 

Em seguida, o Controle Interno daquele órgão examina e atesta a conformidade e observância dos requisitos normativos, pode devolver a tomada de contas para as medidas corretivas ou pode anuir com o seu encerramento. Por fim, remete a autoridade competente para ciência e remessa do TCE-ES. 

Na Corte de Contas, a Tomada de Contas é distribuída ao setor competente, que decide pela autuação como processo, pela confirmação do encerramento ou pela devolução à unidade gestora. 

Nessa etapa, a documentação é analisada quanto à sua regularidade formal e, uma vez considerada apta, é autuada e passa a tramitar como processo de controle externo. 

O Tribunal poderá determinar diligências, solicitar esclarecimentos ou a complementação de informações, promover a citação dos responsáveis e assegurar o exercício do contraditório e da ampla defesa. Ao final da instrução processual, a Tomada de Contas Especial será submetida à apreciação do Tribunal, que poderá reconhecer a inexistência de dano, considerar regular a situação, julgar as contas irregulares, imputar débito aos responsáveis, aplicar sanções previstas em lei ou adotar outras providências cabíveis, conforme as circunstâncias apuradas. 

Como fazer 

Para acessar o e-SISTCE, é necessário prévio cadastramento de usuário no sistema CidadES e do mesmo nível de identificação exigido para protocolar documentos no TCEES: certificado digital ou conta gov.br nos níveis Prata ou Ouro. 

O cadastro da Tomada de Contas é dividido em nove etapas, que incluem informações gerais do procedimento, objeto, responsáveis, documentos, notificações, irregularidades, débito, relatório e confirmação. O sistema também disponibiliza modelos de documentos, como a matriz de responsabilização e o demonstrativo de débito e crédito, preenchidos com informações cadastradas nas etapas anteriores. 

O preenchimento pode ser interrompido e retomado posteriormente enquanto a TCE estiver em elaboração. 

O jurisdicionado também poderá acompanhar, pelo próprio Acesso Identificado, as TCEs já encaminhadas ao Tribunal. O sistema informa a situação atual da análise e registra eventuais devoluções para correção ou complementação. Os envolvidos recebem notificações por e-mail quando uma TCE é devolvida, quando o prazo está próximo do vencimento e quando ele é ultrapassado. 

Registro de dispensas 

O novo sistema também permite o registro das hipóteses de dispensa de instauração da Tomada de Contas Especial previstas na regulamentação. Nesses casos, a unidade gestora não instaura a TCE, mas registra a dispensa no sistema, com informações sobre o fato, eventual débito, responsáveis, reparação do dano e documentos comprobatórios, quando houver. O registro fica disponível para consulta pelo TCE-ES. 

A documentação disponibilizada pelo Tribunal também estabelece que a dispensa pelo valor de alçada não se aplica quando a soma dos débitos de um mesmo responsável ultrapassa 25.000 VRTE. 

As mudanças trazidas pelo sistema permitem que o Tribunal receba a Tomada de Contas Especial já organizada segundo uma estrutura padronizada, enquanto os jurisdicionados passam a contar com um ambiente específico para registrar informações, documentos, manifestações e etapas do procedimento. 

O acesso ao sistema e as orientações detalhadas sobre cada etapa do procedimento estão disponíveis no Portal de Ajuda do TCE-ES.