Quem caminha hoje pelo interior do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (TCE-ES) dificilmente consegue imaginar o cenário de uma década atrás. No lugar das salas amplas, com estações de trabalho apenas com os computadores, o que se via eram “torres de processos” que se acumulavam nos armários dos setores e gabinetes, e não era difícil esbarrar entre carrinhos repletos de volumes físicos de papéis que circulavam pela instituição.
Até o início de 2016, os processos de controle externo e administrativos eram físicos, em papel. O antigo sistema Workflow era utilizado para movimentar os processos e criar alguns documentos, mas os procedimentos ainda eram analógicos. A mudança ocorreu quando o e-TCEES, que já contava com os módulos de “Comunicações Internas” e “Protocolo”, passou a operar também com o módulo de Processo Eletrônico.
O então “Processo de Controle Externo Eletrônico (e-PCE)” nasceu após ter sido um dos Projetos Prioritários do TCE-ES em 2015, com a promessa de trazer benefícios, como celeridade, otimização da operacionalização, redução dos custos do processo, publicidade dos atos processuais e reorganização do espaço físico (arquivamento). Naquele ano, por exemplo, o tribunal teve 13 mil processos autuados, e fechou o ano com 5,4 mil no estoque.
A implementação do sistema não foi apenas uma troca de suporte, mas uma revolução que transformou o Tribunal em uma instituição mais sustentável, ágil e com uma nova cultura de informatização.
O fim da era dos “carrinhos”
Antes mesmo do lançamento do processo eletrônico, em abril de 2016, o Tribunal já dava alguns passos em direção à digitalização. Em 2012, a prestação de contas do governo do Estado foi protocolada tendo em torno de 11,5 mil páginas, representando 46 volumes de processos em papel. Em 2013, pela primeira vez, o recebimento ocorreu em CDs e apenas quatro volumes em papel. Ainda em 2013, o Tribunal disponibilizou 700 processos para consultas online.
Em 2014, o Tribunal descartou mais de 1,75 tonelada de papel, relativa a 1.500 processos. Até o final de 2015, a estimativa era de que oito milhões de documentos tivessem sido digitalizados, eliminando uma parte dos custos de impressão, logística e armazenamento.
Em abril de 2016, com o processo eletrônico no e-TCEES, veio a virada de chave. Os processos começaram a parar de nascer físicos, e começou-se a migrar os sistemas que eram instalados em cada computador do Tribunal, substituindo-os por um único sistema web, como explica o secretário de TI de Soluções Corporativas e Apoio Operacional do TCE-ES, Igor Magri Vale.
“Ao colocar o processo eletrônico no nosso sistema, possibilitou-se a criação de todos os outros módulos que a gente tem hoje, porque o processo é o cérebro que une todos os módulos, como a fiscalização, a sessão, cobrança, os módulos administrativos. A publicação do Diário Oficial também foi muito mais simplificada, graças ao sistema”, afirma.
Transformação na rotina
O Núcleo de Controle de Documentos (NCD) e a Secretaria Geral das Sessões (SGS) foram os setores mais impactados de imediato, com toda mudança. O NCD, além de responsável pelo protocolo, também operacionalizava o acesso das partes aos processos. Advogados precisavam peticionar ao relator para autorizar tirar cópia, o processo era movimentado para o NCD, o advogado pegava e levava a uma copiadora, depois devolvia ao NCD, que devolvia ao setor de origem.
Volumes do processo de fiscalização da Rodosol
E na Secretaria das Sessões (SGS), a rotina era receber diversos carrinhos dos gabinetes, cheios de processos para serem incluídos na pauta, e depois, para finalizar as decisões.
“As sessões tinham um grande volume de processos para serem pautados, então chegavam carrinhos de todos os gabinetes para incluir na pauta e depois da sessão para as deliberações serem redigidas, e dar cumprimento àquelas decisões. Você imagina uma pauta com 100 processos, o que era normal naquela época? Olhando para trás, era um caos que a gente vivia”, relembra o auditor Eduardo Givago, hoje lotado na Segex, e que atuou na SGS naquele período.
Givago inclusive fez parte da Comissão Técnica de servidores que atuou na concepção do sistema de Processo de Controle Externo Eletrônico.
Para os servidores, toda essa transformação na rotina mudou o trabalho do “braçal” para o estratégico. Enquanto antes o trabalho envolvia carimbar, assinar manualmente e folhear milhares de páginas para encontrar uma informação, com o processo eletrônico tudo se tornou integrado, e hoje o sistema permite a busca textual em segundos, consulta de qualquer lugar via teletrabalho e a segurança da assinatura eletrônica com validade jurídica, que pode ser realizada inclusive pelo celular.
“Antes, a pessoa pegava o processo, botava debaixo do braço e ia trabalhar nele. Se você não levasse o processo com você, não tinha como trabalhar. Precisava levar tudo e folhear para achar as informações. Hoje, você clica nos tópicos para procurar, usa IA no chat, procura com pesquisa textual e conversa com o processo, pois ele tem dados estruturados”, menciona o secretário Igor Magri.
A agilidade é tamanha que o tempo médio para o trânsito em julgado de um processo, que há 10 anos ultrapassava quatro anos, caiu para apenas 241 dias em 2025.
Administrativo
Os setores administrativos também foram impactados. No caso da Gestão de Pessoas, a implantação do e-TCEES permitiu que fossem digitalizados todos os processos pessoais, migrando tudo para o online, nos módulos do sistema.
Processos armazenados no Núcleo de Controle de Documentos (NCD) para a digitalização
Hoje, o grande painel “e-TCEES Administrativo” mostra detalhadamente os dados atualizados sobre orçamento, colaboradores, processos e planos de contratações. Há também os módulos Abono, Crédito de Horas e Falta justificada, que automatizaram tarefas. A coordenadora do Núcleo de Gestão de Pessoas, Júnia Calil, percebe grande melhoria na rotina do setor.
“Com a implantação desses módulos, os servidores solicitam tudo via e-TCEES, vai pra chefia autorizar pelo próprio sistema e depois só chega para a gente ‘apertar o botão’ e enviar direto para o sistema de gestão de pessoas (Senior). Foi um enorme avanço para automação das atividades da SGP”, afirma.
Júnia conta também que a equipe já está com o novo módulo de Férias pronto, apenas em fase de homologação pela TI, o que também vai contribuir para a modernização.
Economia
Com a digitalização, um grande impacto é o da redução de despesas com papel e impressões, o que se confirma pelos números. Somente em relação ao papel, comparando-se 2015 com 2025, observa-se uma redução acima de 92% nas saídas do material pelo almoxarifado.
Em 2026, até 19/05, foram registradas apenas 101 saídas, o que representa redução aproximada de 96,9% em relação ao quantitativo registrado em 2015. Naquele ano, foram 3.260 saídas de resmas de papel A4 (caixas com 500 folhas).
No período de transição, à medida que os processos eram convertidos em eletrônicos, os processos físicos eram encaminhados ao Centro de Documentação e Arquivo (CDOC) para arquivamento, guarda e destinação, nos termos da Tabela de Temporalidade de Documentos.
Com o grande volume de processos encaminhados ao CDOC, chegou um momento que não havia mais espaço físico para arquivamento e competente guarda documental. Por isso, passou a ser feita a terceirização da guarda dos processos físicos, assim que eles eram convertidos em eletrônicos, o que também gerou custos por um período.
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CUSTO |
Digitalização |
Armazenamento |
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2018 |
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2.314,58 |
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2019 |
112.683,33 |
10.548,71 |
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2020 |
209.599,81 |
31.379,79 |
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2021 |
238.658,76 |
45.993,40 |
|
2022 |
229.840,86 |
51.423,14 |
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2023 |
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20.849,19 |
Segundo o secretário Administrativo (SAD), Marcos Antônio Pazzini, após a conversão dos processos que tramitavam nos diversos setores do TCE-ES, encerrou-se as vigências dos contratos de digitalização e de guarda externa dos documentos. Como já havia espaço físico no CDOC, os contratos de terceirização foram encerrados e a gestão e guarda documental passou a ser exercida pelo NCD/CDOC.
Atualmente, todos os processos de controle externo já se encontram em formato eletrônico e o CDOC está finalizando a digitalização dos processos administrativos que ainda restam físicos.
“O processo eletrônico ocasionou uma redução do uso de documentos físicos, maior eficiência administrativa, mais economicidade, mais sustentabilidade ambiental e a modernização e transformação digital dos fluxos processuais”, afirma o secretário Administrativo (SAD), Marcos Antônio Pazzini.
Bônus de Desempenho
Outra mudança profunda permitida pela tecnologia foi a capacidade de mensurar a produtividade. O e-TCEES já fazia o controle total das tarefas, permitindo realizar toda a gestão de cada processo, o que possibilitou ao TCE-ES instituir a Bonificação por Desempenho.
“O sistema possibilita registrar o tempo gasto em cada tarefa, monitorar a distribuição de atividades entre os colaboradores e apoiar no cálculo dos gastos relacionados à instrução processual. Essas informações são essenciais para uma gestão mais eficaz e estratégica, permitindo identificar pontos de melhoria e otimizar o uso dos recursos disponíveis”, explica o coordenador do NDCorp José Carlos Campana Filho.
Corregedoria
O avanço também impactou os trabalhos da Corregedoria, pois o processo eletrônico possibilitou ao órgão interno fazer o controle e o monitoramento das movimentações e do julgamento dos processos de controle externo, culminando na criação do Observatório de Desempenho Institucional. A ferramenta consolidou os painéis de monitoramento de prazos dos processos de controle externo da Corte, avaliando o atendimento aos prazos da Resolução 300/2016, e ao Marco de Medição de Desempenho (MMD), da Atricon.
“Tais ações não seriam possíveis em se tratando de processos físicos, sendo a criação do processo eletrônico instrumento essencial para efetivação da transparência, do controle e do monitoramento dos prazos processuais do nosso Tribunal”, pontua o auditor da Corregedoria, Vitor Lessa.
Um caminho sem volta
Para o Secretário-Geral das Sessões, Odilson Júnior, o processo eletrônico trouxe uma eficiência antes impensável. “Para além da necessária transformação do mundo de papel para o digital, o sistema propiciou mais agilidade e mais controle em nossa prestação de serviços”.
A evolução tecnológica não parou na digitalização: hoje o Tribunal já utiliza Inteligência Artificial para “conversar” com os processos, transcrição automática de áudios das sessões e análise automatizada de dados, garantindo que o TCE-ES continue na vanguarda do controle externo no Brasil.
Processo Eletrônico em números
(dados desde 2016, com os processos que já nasceram eletrônicos)
1.985.379 movimentações de processos
377.649 movimentações de protocolos
91.553 processos de controle externo
9.068 processos administrativos
145.967 protocolos de controle externo
43.356 protocolos administrativos
41.321 protocolos de outros assuntos
2.786.779 documentos em processos
537.474 documentos em protocolos e outros
7.560.400 páginas de documentos
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(27) 98159-1866
