A partir do dia 24 de setembro de 2026, o Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (TCE-ES) não receberá mais protocolos físicos ou em papel, na sede da instituição. Esses documentos, que podem ou não dar origem a processos, deverão ser apresentados pelos usuários externos, exclusivamente, através da Plataforma e-TCEES Acesso Identificado, por meio do protocolo via internet. Servidores e outros usuários internos também devem utilizar a plataforma Acesso Identificado ou diretamente o sistema e-TCEES.
A definição ocorreu na Sessão Plenária de 23 de junho, com a aprovação de nova Instrução Normativa sobre o tema, já publicada no Diário Oficial de Contas. Ela trouxe alterações à Instrução Normativa nº 61/2020, norma que define os parâmetros técnicos e procedimentais para o recebimento e formalização de protocolos e processos.
Por questões de adaptabilidade, oportunidade e conveniência, desde a implantação do processo eletrônico no Tribunal, em 2016, foi mantida a possibilidade de recebimento e formalização de protocolos eletrônicos com a apresentação de documentos físicos, em papel, exclusivamente na sede do Tribunal.
Esses documentos precisam ser organizados, digitalizados e devolvidos ao interessado no momento da efetivação do protocolo. Em alguns casos, em que há excessiva quantidade de documentos, esse procedimento pode demorar várias horas para sua completa e adequada execução.
O serviço também demanda a disponibilidade constante de servidores lotados no Núcleo de Controle de Documentos (NCD) para receber, fazer a organização, digitalização, conferência, emissão de recibo, devolução do material ao interessado e formalização do protocolo eletrônico.
O presidente do TCE-ES, Luiz Carlos Ciciliotti, esclarece que a formalização de protocolos pelo acesso identificado, pela internet, traz inúmeras vantagens aos usuários dos serviços públicos prestados pelo Tribunal.
Entre eles, a desnecessidade de deslocamento até a sede do Tribunal para formalizar protocolos, a possibilidade de protocolar documentos de qualquer lugar e horário, desde que haja acesso à rede de computadores, a eliminação do tempo de espera para a formalização dos protocolos, maior celeridade na autuação e distribuição pelo Gabinete da Presidência e uma relevante economia de insumos ao Tribunal, como em papel e impressão.
“Entendemos que tanto o Tribunal como nossos jurisdicionados, os usuários dos serviços prestados pela Corte e a sociedade em geral estão preparados para dar mais um passo adiante no processo de modernização, após o prazo para divulgação e adaptações”, afirma.
Entre os objetivos da mudança estão a minimização do impacto ambiental das atividades e a implementação de ações que promovam a economia de recursos naturais e preservação ambiental; a modernização e otimização dos processos administrativos e operacionais e a busca por soluções inovadoras que promovam a eficiência energética e o uso racional de recursos.
O que muda
De acordo com a nova Instrução Normativa 224/2026, a partir de 24 de setembro de 2026 não mais será possível apresentar documentos em papel na sede do Tribunal, passando o serviço de protocolo a ser viabilizado exclusivamente pelo acesso identificado através da internet.
Dessa forma, nesta data, o processo eletrônico, de qualquer natureza, deverá obrigatoriamente ser cadastrado e tramitado no sistema e-TCEES.
Um fator importante nesse processo de evolução é que os documentos apresentados pelo acesso identificado já podem ser assinados pelos usuários, internos e externos, tanto com utilização de token como pelo aplicativo gov.br, que é disponibilizado gratuitamente pelo Governo Federal, garantindo, dessa forma, maior acesso de todos aos serviços da Corte de forma fácil e gratuita.
Não serão considerados recebidos nem formalizados protocolos enviados todo e qualquer documento, mídia digital ou comunicação enviada aos endereços de e-mail institucionais das unidades técnicas e administrativas, de membros, procuradores de contas ou de servidores do Tribunal. Isso vale para assuntos de controle externo ou administrativo afetos à gestão da Corte.
A nova norma também dispõe que qualquer documentação apresentada ao Tribunal, em mídia digital ou em papel, será recusada e devolvida ao remetente ou interessado.
Objetos ou documentos físicos que constituam meio de prova e que tecnicamente não possam ser convertidos em arquivos eletrônicos serão recebidos e identificados pelo Núcleo de Controle de Documentos (NCD) com número próprio e o respectivo protocolo terá tramitação física, permanecendo custodiado no tribunal até que seja solicitado para análise.
Assim, o protocolo de objeto ou documento físico que constitua meio de prova deverá permanecer acautelado no NCD até o arquivamento do processo a ele vinculado, devendo ser eliminado nos termos previstos na Tabela de Temporalidade do TCE-ES, caso o usuário externo não peça ao Relator a sua devolução antes de ser encerrado o prazo de guarda.
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