Os conselheiros do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (TCE-ES) responderam a uma consulta esclarecendo dúvidas sobre os prazos de guarda e descarte de documentos públicos vinculados a processos de prestação de contas. A resposta da consulta ocorreu em sessão virtual do Plenário, na última quinta-feira (23).
A consulta foi formulada por Marcelo Calmon Dias, Secretário de Estado de Gestão e Recursos Humanos; Edmar Moreira Camata, Secretário de Estado de Controle e Transparência; Cilmar Cesconetto Francischetto, Diretor-Geral do Arquivo Público Estadual; Marcelo Azeredo Cornelio, Diretor-Geral do Prodest.
No processo, foi solicitado que o Tribunal se posicionasse a respeito de três questões referentes ao mesmo tema. Nos termos do voto-vista do conselheiro Carlos Ranna, anuído pelo relator, Rodrigo Coelho, o entendimento foi firmado e respondido da seguinte forma:
Considerando o longo lapso temporal, assim como a consolidação no âmbito do STF da tese acerca da prescritibilidade das ações de ressarcimento ao Erário, no prazo de 05 (cinco) anos, estaria o Poder Executivo Estadual autorizado a realizar o descarte dos documentos anteriores a 1992 envolvidos em prestações de contas e que só não o foram ainda em razão da recusa de emissão de certidão de aprovação de contas pelo TCEES?
“A Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, determina, em seus arts. 17 e 21, que ‘a administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais’, cabendo à ‘legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos’. Portanto, a gestão dos documentos públicos, que compreende, dentre outras situações, a guarda e o descarte, compete aos entes federados, de sorte que não é atribuição do TCE-ES autorizar o Poder Executivo Estadual a realizar o descarte de documentos públicos, ainda que relacionados com prestações de contas.”
Em caso de resposta negativa ao item 1, que alternativa teria este Poder Executivo Estadual para descartar os documentos a que se refere a questão anterior, de forma juridicamente segura?
“Em consonância com a resposta ao primeiro questionamento, ressaltasse, uma vez mais, que, por força da Lei 8.159/1991 (arts. 17 e 21), a gestão dos documentos públicos compete aos entes federados, de sorte que não é atribuição do TCEES sugerir ao Poder Executivo Estadual Produzido em fase anterior ao julgamento alternativas para a realização do descarte de documentos, ainda que relacionados com prestações de contas.”
Para fins de descarte de documentos públicos dessa natureza – produzidos diante de pagamento ou liberação de recursos a órgão ou entidade pública –, e considerando a jurisprudência do STF abordada no Parecer Jurídico da PGE-ES em anexo, o prazo de 05 (cinco) anos contados do julgamento das contas pelo TCEES já seria suficiente para conferir segurança jurídica ao seu descarte? Em outras palavras, os atuais 10 (dez) anos do julgamento das contas poderiam passar a 05 (cinco) anos, para o descarte juridicamente seguro desses documentos?
“Considerando a manifestação do Núcleo de Jurisprudência e Súmula (NJS) no Estudo Técnico de Jurisprudência 15/2025 (evento 24), fundamentada em jurisprudência do TCE-ES, entendemos como mais prudente e alinhado com as atividades do controle externo o prazo de 10 (dez) anos para guarda de documentos relacionados com os processos de contas referentes a contas de gestão, contado a partir do julgamento das contas. Com efeito, a jurisprudência do Tribunal é no sentido de considerar iliquidáveis as contas referentes a processos instaurados ou fatos ocorridos há mais de 10 (dez) anos, considerando-se que o decurso de mais de uma década configura óbice intransponível ao exercício do contraditório e da ampla defesa, impossibilitando materialmente o julgamento de mérito.”
“Como adendo, acrescenta-se que no caso dos processos de contas de governo a guarda de documentos deve ser permanente, considerando-se que a jurisprudência do Tribunal é no sentido de que o parecer prévio não constitui ato de julgamento ou sanção, mas sim peça meramente opinativa, submetida a julgamento político, não se sujeitando à incidência de prescrição, por se tratar de direito indisponível da sociedade, de sorte que há o interesse público na preservação dos documentos que compõem esses processos.”
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